De uitdaging
De Tuindagen van Beervelde zijn een van de grootste tuinbeurzen van België. Twee keer per jaar trekken ze meer dan 20.000 bezoekers en 240 standhouders aan. Voor een evenement van die omvang is een efficiënt en betrouwbaar systeem voor ticketverkoop onmisbaar. In 2017 bouwden we een eerste versie van hun ticketwebshop, in 2024 bevestigden ze hun vertrouwen en bouwden we de vernieuwde versie.
Voor de samenwerking met Trivali had hun ticketshop duidelijke nadelen:
De ticketshop sloot niet aan bij de huisstijl.
Standhouders kochten pakketten tickets aan voor gasten, zelfs als die niet kwamen opdagen.
Daardoor beperkten ze hun uitnodigingen om kosten te vermijden.
Administratie en opvolging kostten veel tijd.
De organisatie zocht een moderne oplossing die gebruiksvriendelijk, schaalbaar en financieel duurzaam was.
Onze aanpak: een custom ticketverkoop systeem in Drupal
Trivali ontwikkelde een ticketverkoop systeem op maat in Drupal Commerce, gekoppeld aan MultiSafepay voor betalingen en geïntegreerd met het interne CRM van Park van Beervelde.
Belangrijkste kenmerken:
Meertalige webshop in de huisstijl van het event.
Digitale tickets met QR-code en Apple Wallet-integratie.
Slim uitnodigingssysteem voor standhouders waarbij enkel gebruikte tickets aangerekend worden.
Toegangscontrole via barcodescanners.
Realtime dashboards met bezoekersaantallen en inkomsten per tickettype.
CRM-integratie en gebruiksvriendelijk kassasysteem.
Duurzame investering: eenmalige ontwikkelkost, geen commissies per ticket.
Het ticketverkoop systeem in de praktijk
1. Online tickets kopen in enkele klikken
Bezoekers bestellen tickets via een meertalige webshop (NL, FR, EN) in de huisstijl van Park van Beervelde. Registratie is niet verplicht, wat het aankoopproces kort en eenvoudig houdt.
Na de betaling ontvangt de bezoeker meteen zijn digitale ticket per e-mail. Het ticket bevat een QR-code, kan toegevoegd worden aan Apple Wallet en is beveiligd tegen dubbel gebruik.
2. Veilige online betalingen via MultiSafepay
Voor de betalingen werd gekozen voor MultiSafepay, een Europese betaalprovider die populaire methoden zoals Bancontact, iDEAL en creditcard ondersteunt. Op die manier verlopen transacties veilig en foutloos, zonder dat de organisatie zich zorgen hoeft te maken over de afhandeling.
3. Onbeperkt uitnodigen zonder financieel risico
Vroeger kochten standhouders en partners een vast aantal tickets bij de receptie voor hun gasten om uit te delen, bijvoorbeeld 50 stuks. Wie niet kwam opdagen, kostte hen dus wel geld. Dat zorgde ervoor dat uitnodigingen beperkt bleven tot een kleinere groep die ze zorgvuldig kozen.
In het nieuwe ticketverkoop systeem kunnen standhouders onbeperkt uitnodigingen versturen waarbij genodigden direct een QR-code ontvangen via e-mail. Het grootste voordeel hierbij is dat ze enkel betalen voor de tickets die aan de ingang gescand worden. Zo kunnen standhouders veel ruimer uitnodigen, wordt een groter publiek bereikt, en worden er geen overbodige kosten gemaakt.
4. Toegangscontrole met barcodescanners
Trivali leverde en koppelde barcodescanners die de QR-codes op tickets scannen. Elk ticket kan slechts één keer gebruikt worden. Alle gegevens worden in real-time gesynchroniseerd, zodat de organisatie altijd een actueel overzicht heeft.
5. Realtime inzicht in bezoekers en inkomsten
Organisatoren volgen tijdens het evenement live mee hoeveel tickets gescand zijn. Het dashboard toont ook welke soorten tickets gescand zijn (dagticket, weekendticket, tickets via sponsors, …) en de bijhorende inkomsten.
Die data blijft na afloop beschikbaar en vormt de basis voor een goede evaluatie. Zo zien ze niet alleen hoeveel mensen aanwezig waren, maar ook welke tickettypes het meest succesvol waren. Dat maakt de rapportering eenvoudiger en helpt bij de voorbereiding van volgende edities.
6. Slimme CRM-koppeling
Zowel het ticketsysteem als de website van Park van Beervelde zijn rechtstreeks gekoppeld aan hun interne CRM. Dat betekent dat de standhouders automatisch op de website verschijnen, zonder dat iemand die gegevens nog eens manueel moet invoeren. Wanneer er wijzigingen zijn of een standhouder wegvalt, wordt dit ook meteen aangepast.
Ook voor ticketing biedt de koppeling een groot voordeel. De organisatie kan via het CRM in één keer specifieke doelgroepen uit de database uitnodigen, zoals bv. alle bezoekers die in het verleden een zaal hebben gehuurd. Op die manier vermijden ze dubbel werk, besparen ze veel tijd en blijven de gegevens altijd actueel en betrouwbaar.
7. Gebruiksvriendelijk kassasysteem
Voor tickets die ter plaatse verkocht worden, bouwde Trivali een iPad-versie van het kassasysteem. Medewerkers registreren betalingen eenvoudig en koppelen deze direct aan het ticketverkoop systeem.
8. Een duurzame investering
Veel organisaties gebruiken voor hun events platforms zoals Eventbrite. Handig, maar duur: per verkocht ticket betaal je telkens een percentage aan transactiekosten. Voor evenementen met duizenden bezoekers kan dit oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar.
Voor Park van Beervelde was een Drupal-systeem op maat voor hun ticketverkoop veel voordeliger dan zo’n standaardtool. Dankzij de eenmalige investering hebben ze nu een systeem dat volledig in eigen beheer is, dat meegroeit en zich zeer snel terugverdient.
Bovendien biedt het maatwerksysteem functies die standaardtools niet voorzien: bezoekers kunnen meerdere soorten tickets in één keer aan hun winkelmandje toevoegen, alles verloopt in de herkenbare huisstijl van het event en er zijn integraties met CRM en barcodescanners die perfect aansluiten bij hun werking.
Daarnaast kan onze klant de ticketwebshop ook inzetten voor andere evenementen die in het park doorgaan.
Het resultaat
Het nieuwe ticketverkoop systeem leverde duidelijke verbeteringen op:
Standhouders nodigen veel meer gasten uit, zonder financieel risico.
Organisatoren hebben real-time inzicht in bezoekersstromen én inkomsten.
Bezoekers kopen hun tickets snel en veilig, volledig in de huisstijl van het event.
Administratie en manueel werk zijn sterk verminderd.
Financieel is de oplossing voordeliger en klaar voor de toekomst.
De Tuindagen beschikken nu over een modern, efficiënt en schaalbaar ticketingsysteem dat hen nog vele jaren vooruithelpt.
Ook een ticketverkoop systeem op maat nodig?
Organiseer je zelf een evenement en zoek je een oplossing die echt bij je werking past? Trivali bouwt jouw ticketverkoop systeem op maat in Drupal. Neem contact op en ontdek hoe wij jouw evenement efficiënter, professioneler en rendabeler maken.
