U bent hier

PiGen automatiseert verwerking DNA-tests

Klant: 
PiGen

Het bedrijf PiGen dat DNA-tests voor sportduiven aanbiedt, heeft een vernieuwde website/shop. Op deze website kunnen klanten van PiGen hun DNA-stalen aanvragen voor hun sportduiven om de stamboom te bevestigen, het geslacht te bepalen enz ...

De nieuwe webshop automatiseert de verwerking van de tests en de afhandeling naar de klant, stappen die in de vorige website nog manueel uitgevoerd dienen te worden door de webmasters. Deze manuele stappen maakte het aanmaken en opvolgen van een bestelling bijzonder tijdsintensief die dan ook nog eens foutgevoelig was.

Oude site: in 7 (manuele) stappen naar een resultaat

Het oude stappenplan zag er als volgt uit:

  1. De klant logt in en voert duiven in aan "mijn duiven"
  2. De ingevoerde duiven worden op een order geplaatst en bevestigd door de klant
  3. PiGen typt de ringnummers en gevraagde tests over in Access
  4. PiGen maakt een PDF-bestand met de etiketten en barcodes om de stalen te identificeren en mailt dit door naar de klant
  5. PiGen maakt een CSV-bestand en stuurt dit door naar het labo
  6. De ontvangen resultaten (CSV-bestand) worden ontvangen via mail, geopend en manueel verwerkt door ingave van de resultaten van de tests op de duivenfiches
  7. De resultaten worden ook overgetypt in Access en een rapport wordt aangemaakt voor de klant en hem doorgemaild.

Nieuwe site: sneller en minder foutgevoelig

In het nieuwe stappenplan zijn bijna alle manuele stappen voor PiGen uitgeschakeld. Hierdoor is de verwerking niet alleen een stuk sneller geworden, maar worden ook alle mogelijke fouten met betrekking tot het overtypen van de ringnummers en resultaten uitgesloten. 

  1. De klant logt in en voert zijn duiven en benodigde tests uit op het orderformulier en bevestigt zijn bestelling.
  2. Zowel PiGen als de klant krijgen direct een email met daarin een bevestiging van het order én de etiketten met barcodes voor staalname
  3. Na een controle wordt het CSV-bestand automatisch aangemaakt en doorgestuurd naar het labo.
  4. De ontvangen CSV-bestanden worden met 1 klik geupload op de website en automatisch verwerkt zodat de duivenfiches up-to-date zijn gebracht. De klant krijgt automatisch een mail met zijn resultaten.

U ziet dat het overtypen van gegevens, het manueel aanmaken van bestanden en het manueel versturen van e-mails niet meer nodig is. Dankzij deze nieuwe manier van werken kan PiGen zich meer concentreren op klanten die extra opvolging nodig hebben. 

Nog enkele interessante op maat gemaakte functionaliteiten

Naast het automatiseren van het bestel- en afhandelingsproces hebben we ook nog enkele interessante functionaliteiten toegevoegd aan de webshop.

  • Nieuwe layout voor het certificaat
    Het certificaat werd vernieuwd waardoor het er uitziet als een stamboom en het voor de duivenmelker in één oogopslag duidelijk is wie de ouders en grootouders van de duif zijn. Men kan daarnaast ook doorklikken naar het certificaat van die (groot)ouders als dat aanwezig is.
    Voorbeeld nieuwe layout: https://www.pigen.be/certificate/MAY20170099.
  • Snelle toegang tot het certificaat via de QR-code
    Op elk certificaat staat nu een QR-code. Door het inscannen van die QR-code komt men direct op de PiGen-site die de echtheid van het geprinte certificaat garandeert.
  • API-koppeling met veilingsite PIPA
    Het veilinghuis PIPA (Pigeon Paradise) vraagt voor het veilen van duiven steeds een DNA-certificaat en veelal komt dit van PiGen. Om deze integratie te versnellen werd een API-koppeling op maat ontwikkeld waarmee PIPA snel de status van het certificaat kan opvragen en in PDF kan downloaden voor eigen gebruik.
  • Validatie van ringnummers
    Ringnummers van duiven hebben per land één of meerdere formaten (BVB BE14-2230972). In het oude systeem werd dit niet gecontroleerd en kon een klant dus een onbestaand ringnummer ingeven. In de nieuwe site is hiervoor een module ontwikkeld waardoor de klant steeds een geldig nummer dient in te geven. Dit zorgt voor meer structuur en snellere verwerking door standaardisatie van de gegevens.
  • Koppeling met MoneyBird
    Na het plaatsen van een bestelling wordt er direct een factuur aangemaakt via MoneyBird, een online boekhoudtool. Is de klant nog niet gekend in MoneyBird, dan wordt deze aangemaakt. Bestaat de klant wel al in het systeem, dan wordt de nieuwe factuur aan zijn bestaande klantenfiche gekoppeld. Snel, eenvoudig en foutbestendig!

Schaalbaarheid en groei

Door de automatisatie van een groot deel van hun bestel- en verwerkingsproces is de business schaalbaar geworden: het kost namelijk geen moeite om een extra bestelling in het systeem in te voeren en te verwerken. Zoals gezegd kan men zich dan concentreren op de klanten die extra opvolging nodig hebben of specifieke vragen die niet door de standaardflow kunnen afgehandeld worden.

Automatisatie zorgt er door voor dat het eenvoudiger is geworden om aan te knopen met groei! 

Interesse? Contacteer ons voor een gesprek!